公司設立後,企業主立即要面對的就是公司的會計帳務及稅務申報如何處理,以及公司該自行記帳還是委外記帳?台灣中小企業常有所謂的內外帳,指的又是什麼?本篇文章就來回答新創企業初期對於公司帳務的諸多疑問。

自行記帳 vs. 委外記帳

新創企業初期多半委外記帳,由於會計及稅務具有高度專業性,委託專業的會計師事務所代為處理公司的記帳報稅日常作業,不但能避免不必要的會計帳務錯誤及風險,並有專業人士說明相關會計及租稅法令規定,可讓新創企業的資源與心力專注在企業發展的核心議題。此外,由於創業初期資金有限,即使以最低工資聘僱社會新鮮人擔任專職會計一年也要花費約30萬元,如果公司的設立資本額是100萬,就有約三分之一的公司資源用於支付會計人員薪資,而非將有限資源投入在產品、服務與市場開發,這其實是一種資源錯置;反之,委託會計師事務所記帳一年大約只要數萬元,成本相對低廉許多。最後,若新創事業有多位原始股東,如果由某位特定股東自行記帳,易有瓜田李下之嫌或易產生股東糾紛,也可能因此委由第三方代為記帳。

委外記帳雖然在創業初期具有多項優點,但缺點是相關會計作業較不即時,多為每月或每2個月一次批次處理。當公司成長至一定規模,日常交易量已不可同日而語,企業財力亦足以聘任具一定專業的財會人員時,可考慮自行記帳以取得更即時的財務資訊供決策所需。

內外帳 vs. 一套帳

許多台灣中小企業為了不同的目的,對不同的報表使用者編制不同的帳冊,即所謂的兩套帳(內外帳),甚至多套帳。所謂「外帳」,大多指稅務帳,目的是為滿足稅務申報要求,為外部使用者(國稅局)所編制的帳冊。所謂「內帳」,多指財務帳,目的是真實反映公司經營狀況的財務資訊,供內部使用者(公司管理階層)決策之用。

中小企業採行兩套帳不外乎以下幾個原因:

  1. 稅務導向:中小企業多半以減輕稅負為優先考量,對法令遵循較不重視,故以降低稅負為考量編制供稅務申報用之外帳。
  2. 欠缺對會計及財務的正確認知:中小企業主多半不具備會計或財務背景,容易忽略會計及財務資訊之重要性,甚至誤以為記帳的用途僅為了稅務申報。
  3. 節省委外記帳費用:由於一套帳之專業服務費用較高,資金有限或想節省開支的企業主可能選擇委外記外帳。

採行兩套帳方式,看似既可減輕稅負,又可節省委外費用,因此中小企業兩套帳的情況很普遍。然而隨著經營期間的拉長,企業的內外帳差異會逐漸擴大,也會隨之衍生許多問題。便宜行事的兩套帳作法,短期內或許可以達到企業主減輕稅負又節省費用的期望,但長期而言其實是喪失企業競爭力的關鍵!

以減輕稅負或節省委外費用為考量的外帳報表往往失真,申報收支與資金流向時常兜不攏,資產負債會計項目欠缺完整明細,反而導致未來更大的稅務風險。而且,許多新創企業委外記外帳,但自己也沒記內帳或只有流水帳,流水帳或失真的財務報表根本無法反映企業經營的成果,給予任何經營方向上的指引。

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